ניהול משרד הנדסי - ManageIT

PROJECT - ZONE מקיימת שיתוף פעולה עם חברת נוי מערכות מידע בע"מ המתמחה בפיתוח ויישום תוכנות לניהול המשרד והפרויקט ההנדסי בענן. 

החברה החלה את פעילותה בשנת 93 בהובלת אינג' שמואל נוי, מהנדס תעשייה וניהול ומערכות מידע שצבר ניסיון רב של כ - 20 שנים בניהול פרויקטים בחברת רפא"ל ולאחר מכן במשך כ - 15 שנים כסמנכ"ל בחברה מובילה לניהול פרויקטים בתחום ההנדסה האזרחית.

מוצר הדגל של החברה הינו תוכנה לניהול המשרד ההנדסי בענן, ManageIT E.O.M - Engineering Office Management התוכנה מיועדת ליזמים, מנהלי פרויקטים, אדריכלים ומשרדי מתכננים/יועצים מתחום ההנדסה האזרחית.

מאז תחילת פיתוחה לפני יותר מ- 20 שנה, התוכנה אופיינה ונכתבה על בסיס רקע מעשי, מקצועי ועם היכרות מעמיקה  בתהליכי העבודה במשרדים הנדסיים בענף הבניה והתשתיות. מתודולוגיית העבודה בתוכנה תואמת את ראיית הניהול  הפרויקטאלית ומנגישה למשתמשי המערכת את החומרים הרלוונטיים להם, יחד עם זאת, הגורמים הניהוליים בארגון מבצעים את משימות  הניהול והבקרה בצורה רציפה לכל פרויקט של המשרד.

 ManageIT E.O.M היא תוכנה לניהול הפיננסי והתפעולי של פרויקטים מתחום ההנדסה האזרחית המיועת ליזמים, קבלנים, מנהלי פרויקטים, אדריכלים, מתכננים/יועצים וכו'.  

התוכנה פועלת למקסום היעילות הכלכלית ושיפור תהליכי העבודה בפרויקטים שבאחריות המשרד.

משרדי יעוץ, תכנון וניהול פרויקטים העובדים במקביל בפרויקטים רבים ותחת עומס עבודה רב צריכים לשאול את עצמם:

• האם החוזים וההסכמים שהמשרד מתחייב כלפי לקוחותיו משקפים את התשומות המושקעות בפועל?
• מהן התשומות שהושקעו בפועל בפרויקט שהסתיים והאם היה רווחי?
• האם הפרויקט חורג מתוכנית העבודה?
• האם חשבונות שכר הטרחה מוגשים במלואם ובמועד? האם הם משקפים את עלות התשומות?
• האם הגבייה מתבצעת על פי נהלי העבודה בארגון? האם נגבתה התמורה בזמן?
• האם למשרד קיימת היכולת לנהל ולשלוט מקצועית בתפוקות עובדיו ומשימותיו?
• האם המשרד יודע או יכול לחזות את תזרים המזומנים העתידי? 

בעזרת מערכת הענן ManageIT E.O.M - Engineering Office Management ניתן לספק תשובות לשאלות הנ"ל בכל רגע נתון.

ממשק המשתמש ידידותי ומודול דוחות שבעזרתו ניתן להפיק מידע רב ואיכותי על פעילות המשרד/ארגון ומשמש את המנהלים לקבלת החלטות מושכלות  ואופורטיביות..

מאפייני תוכנת ManageIT E.O.M

• התוכנה הינה תוכנת ענן (Cloud) מבוססת Web הפועלת במתכונתClient / Server.
• המערכת זמינה בכל מקום ובכל עת וניתנת להפעלה ושימוש מכל מחשב בעל חיבור אינטרנט.
• המערכת פועלת על גבי Android, iOS, Windows)).
• זמינה ואינטגרטיבית בכל פלטפורמות המחשוב (מחשב שולחני/נייד, טאבלט וסמארטפון).
• אין צורך בהתקנה, חומרה או תוכנה ייעודית.
• אין צורך בעדכוני תוכנה (מתבצע אוטומתית וכלול בחבילת השירות).
• גיבוי הנתונים מתבצע באופן אוטומטי בחוות השרתים.
• המערכת מפיקה סט דוחות רחב לכל נושא וניתנים לייצוא בפורמטים שונים (Word/Excel/PDF).
• התוכנה כוללת מנגנון אבטחה רב שכבתי ומנגנון ניהול משתמשים והרשאות.
• התוכנה כוללת גיבוי הנתונים 24/7 ושימוש בשני שרתים לשרידות גבוהה.
• התוכנה מאפשרת התממשקות לחשבונות עסקיים (Microsoft/Google).
• התוכנה רשומה ברשות המיסים לצורך הפקת מסמכי הנהלת חשבונות.
• ניתן להסב נתונים ממערכות/תוכנות אחרות לתוכנה החדשה ללא עיכוב ואיבוד חומר.

יכולות התוכנה

• גישה מכל מקום ובכל עת עם חיבור לאינטרנט
• הפקת דו"חות, גרפים וסטטיסטיקות לכל הנושאים וייצוא שלהם לפורמטים שכיחים בתחום.
• סינונים, שאילתות, חיפוש ומיון בחתכים נדרשים.
• שליחת הודעות Email.
• מנגנון לניהול הרשאות משתמשים.
• מנגנון גיבוי.

רכיבים עיקריים ב - ManageIT

• ניהול המשרד 
• ניהול קשרי הלקוחות ואנשי הקשר.
• ניהול עובדי המשרד/ארגון ויכולת לנהל הסכמי עבודה ותעריפי שעותדיווחי נוכחות.
• ניהול אירועים.
• ניהול תזכורות.
• ניהול משימות.
• ניהול מסמכי הארגון.
• קופה קטנה.

ניהול פרויקטים  (במשרד התכנון ובאתר הבניה)

• ניהול פרויקטים - מידע אודות הפרויקט.
• תכנון עבודה  בפרויקטים.
• ניהול דווחי שעות ותעריף עובדים בפרויקטים, ניהול ומעקב תכניות - סטטוס ,מהדורות וכו'.
• ניהול שינויים בפרויקט ובתוכניות - ש"ע שהושקעו, הגורמים לשינויים ,שלב, השפעה על תקציב/לוז.
• ניהול מעקב תכניות נכנסות המגיעים מיועצים ומקורות חיצוניים.
• ניהול היתרים ואישורים.
• רשימות ביצוע (צ'ק ליסט/רשימות תיוג).

בקרה תקציבית 

• בקרת יתרת חוזים.
• בקרת תשלומים.
• בקרת תקציב 

ניהול חוזים והסכמים

• ניהול ובקרת חוזים בכלל השיטות (אחוז, קבוע, שעות, מטבע זר, כמות מחיר, כללי).
• בפרויקטים מוזמנים.
• בקבלני משנה בפרויקטים מוזמנים.
• שירותים חלקיים.
• תעריפים, מדדים ומטבעות.

ניהול חשבונות עסקה 

• ניהול ובקרת חשבונות עסקה בכל השיטות (אחוז, קבוע, שעות, מטבע זר, כמות מחיר, כללי)
• מעקב גביה ובקרה משוכלל.

הפקת מסמכי הנהלת חשבונות  

• חשבונית מס, חשבונית מס/קבלה, קבלה וזיכוי.
• לתוכנה תעודת רישום של רשות המיסים.

ניהול אתרים

• אתרים.
• ניהול ובקרת תוכניות נכנסות.
• ניהול ומעקב מהדורות תקפות.

ניהול מערכת וקבועים 

• הגדרות מערכת
• ניהול קבועי מערכת
• ניהול משתמשים כולל מחוץ למשרד.
• ניהול הרשאות.

שיווק ו - CRM

• מודול לניהול ומעקב אחר הצעות מחיר
• הסבה מהצעת מחיר לחוזה בתוכנה
• ניהול לקוחות קיימים ופוטנציאליים בתוכנה

פתרונות אלו עובדים ופעילים במשרדי הנדסה, אדריכלים, מתכננים ויועצים.
ייחוד מערכת ManageIT באה לידי ביטוי ביכולתה לעבוד במקביל בסביבת המשרד ובסביבת הפרויקטים.
יכולת זו יוצרת סינרגיה מלאנ בין שתי סביבות העבודה, המשרדית והפרויקטאלית ומאפשרת למנהלים חיווי מלא של הפעילות שבאחריותם.
המוצרים מצטיינים בגמישותם וניתנים להתאמה בנקל על פי הצורך.

נתונים

נתוני הלקוחות בתוכנת ManageIT מאוחסנים בחוות שרתים העומדת בתקני אבטחה המחמירים ביותר.

לקוחות מערכת ManageIT בענן נהנים מגיבוי שוטף ללא כל צורך בהתערבות מצידם, הגיבוי מתבצע לשרתים מאובטחים, תוך הקפדה יתרה על שרידות מערכת הגיבוי ומתן מענה מידי לאובדן המידע.